Mua Máy Photocopy Cũ Hay Thuê: Cái Nào Tiết Kiệm Hơn?

Bài Toán Đầu Tư Thiết Bị Văn Phòng Của Doanh Nghiệp Nhỏ

Không ít văn phòng nhỏ đứng trước câu hỏi quen thuộc: nên mua máy photocopy cũ hay bỏ tiền thuê máy hàng tháng? Câu hỏi nghe đơn giản. Nhưng câu trả lời lại phụ thuộc vào nhiều yếu tố riêng của từng nơi. Chúng tôi gặp câu hỏi này gần như mỗi tuần. Khách hỏi từ văn phòng luật ba người đến công ty thương mại vài chục nhân sự.

Máy photocopy gần như là thiết bị bắt buộc phải có, dù văn phòng làm ngành gì. In hợp đồng, photo hồ sơ, scan giấy tờ gửi khách — những việc này diễn ra hằng ngày chứ không phải thỉnh thoảng. Vấn đề nằm ở chỗ giá mua mới không hề rẻ. Một máy đa năng tầm trung, in được hai mặt và chạy ổn định vài nghìn bản mỗi tháng. Giá niêm yết loại này thường rơi vào khoảng 25-45 triệu đồng, tuỳ hãng và cấu hình.

Với văn phòng chỉ có vài nhân sự, khoản này chiếm tỷ trọng không nhỏ trong ngân sách đầu năm. Ngân sách còn phải chia cho máy tính, nội thất, phần mềm quản lý và nhiều khoản phát sinh khác. Vì vậy, mua hay thuê không đơn thuần là chuyện thích hay không thích. Đó là bài toán cân đối dòng tiền thực sự.

Trước khi tư vấn, chúng tôi luôn hỏi khách một câu đầu tiên: mỗi tháng văn phòng in khoảng bao nhiêu bản? Nói dễ hiểu, đây gọi là sản lượng in. Con số này quyết định máy nào phù hợp, và phương án nào rẻ hơn về lâu dài. Văn phòng in dưới một nghìn bản mỗi tháng sẽ có bài toán khác hẳn nơi in vài nghìn bản mỗi ngày. Tần suất sử dụng thực tế mới là thứ nên quyết định hướng đi, ít khi nên tin theo cảm giác ban đầu.

Chúng tôi từng gặp một văn phòng thiết kế nội thất năm người. Họ mua máy mới ngay từ đầu vì nghĩ mua mới cho chắc ăn. Sau tám tháng, máy gần như chỉ dùng để in bản vẽ vài lần mỗi tuần. Phần lớn công việc gửi file qua email hết rồi. Tính ra, số tiền bỏ ra ban đầu đắt hơn nhiều so với việc thuê máy trong giai đoạn đầu rồi tính lại sau.

Ưu Và Nhược Điểm Khi Mua Máy Photocopy Cũ

Mua máy photocopy cũ là lựa chọn nhiều văn phòng nhỏ nghĩ tới đầu tiên, vì nghe qua đã thấy tiết kiệm. Nhưng tiết kiệm ở đâu, và rủi ro nằm ở chỗ nào, thì không phải ai cũng hình dung rõ trước khi mua.

Ưu điểm rõ nhất là chi phí ban đầu thấp hơn hẳn máy mới. Một máy đã qua sử dụng hai đến ba năm, còn tốt, giá thường chỉ bằng 40-60% máy mới cùng dòng. Phần chênh lệch đó chính là khấu hao. Nói dễ hiểu, đây là giá trị máy giảm dần theo thời gian và theo số bản đã in. Nó giống như xe cũ mất giá so với xe mới cùng đời.

Chúng tôi từng lắp một chiếc máy đời cũ cho văn phòng luật năm người. Giá chưa bằng nửa máy mới, mà dùng ổn định hơn một năm mới phải gọi thợ.

Với những dòng máy phổ biến trên thị trường cũ, việc chọn đúng hãng cũng ảnh hưởng nhiều tới độ bền sau này. Ricoh là dòng máy văn phòng nhỏ hay hỏi mua lại nhất. Chúng tôi từng chia sẻ khá kỹ kinh nghiệm chọn máy photocopy Ricoh đã qua sử dụng ở một bài riêng.

Nhược điểm cũng đến từ chính chữ “cũ” đó. Máy cũ hầu như không có bảo hành dài. Trong khi đó, drum và trống mực đã hao mòn theo số bản đã in trước đó. Nói đơn giản, đây là bộ phận tạo hình ảnh lên giấy.

Khi drum mòn, bản in sẽ mờ, lem hoặc có vệt sọc dọc trang giấy. Thay drum mới có thể tốn từ 2 đến 5 triệu đồng tuỳ dòng máy. Đó là chưa kể công thợ và thời gian chờ linh kiện.

Sai lầm phổ biến chúng tôi hay gặp là khách chọn mua theo giá rẻ nhất rao trên mạng. Vài bước kiểm tra cơ bản dưới đây thường bị bỏ qua:

• Xin xem chỉ số counter trên máy để biết số bản thực tế đã in, không chỉ tin lời người bán
• Hỏi lịch sử thay drum, trống mực và lần bảo trì gần nhất
• Yêu cầu chạy thử in hai mặt, photo và scan trước khi chốt giá

Đây là mẹo của chúng tôi sau nhiều năm tư vấn. Dù mua máy cũ ở đâu, cũng nên yêu cầu bảo hành tối thiểu 3-6 tháng cho phần cơ. Người bán uy tín thường sẵn sàng cam kết điều này. Nếu họ né tránh, đó là dấu hiệu nên cân nhắc lại.

Sau khi chốt được máy, bước tiếp theo là đấu nối vào hệ thống văn phòng. Nếu chưa quen thao tác này, đừng lo. Cách kết nối máy photocopy với máy tính mà chúng tôi từng hướng dẫn sẽ giúp việc cài đặt nhanh gọn hơn. Cách làm áp dụng tốt cả với máy cũ đời hơi lâu.

Ưu Và Nhược Điểm Khi Thuê Máy Photocopy

Thuê máy đang là xu hướng nhiều văn phòng nhỏ chuyển sang gần đây. Một phần vì bài toán hỏng hóc bất ngờ ở mục trên khiến không ít người ngán chuyện mua máy cũ.

Ưu điểm lớn nhất của thuê máy là được bảo trì và sửa chữa miễn phí trong suốt thời gian thuê. Hầu hết hợp đồng hiện nay đi kèm điều khoản này, trừ trường hợp hỏng do lỗi sử dụng của người dùng. Drum mòn, trống hỏng, kẹt giấy — bên cho thuê lo hết. Văn phòng chỉ việc dùng và gọi khi có sự cố.

Một khách khác của chúng tôi, chuỗi cửa hàng thời trang ba chi nhánh, chọn thuê máy ngay từ đầu. Họ không muốn lo chuyện sửa chữa khi nhân sự văn phòng còn mỏng. Sau hai năm, tổng chi phí thuê đúng là cao hơn mua máy cũ một chút. Nhưng đổi lại, họ không mất thời gian tìm thợ sửa mỗi khi máy trục trặc giữa mùa cao điểm bán hàng. Với họ, đó là cái giá xứng đáng để đổi lấy sự yên tâm.

Về chi phí, thuê một máy tầm trung hiện dao động khoảng 1,5-3 triệu đồng mỗi tháng. Mức này tuỳ sản lượng in cam kết trong hợp đồng. Nếu in vượt định mức, văn phòng trả thêm phí theo từng bản. Mức phí này thường vài chục đến vài trăm đồng mỗi trang, tuỳ máy đen trắng hay máy màu.

Nhược điểm nằm ở bài toán dài hạn. Thử làm phép tính đơn giản: thuê 2 triệu đồng mỗi tháng, sau 24 tháng văn phòng đã trả 48 triệu đồng. Trong khi đó, một máy cũ còn tốt có khi chỉ 18-25 triệu đồng. Máy này lại dùng được nhiều năm sau đó nếu bảo trì đúng cách. Nhìn theo hướng này, thuê dài hạn không còn rẻ như cảm giác ban đầu mỗi lần đóng tiền hàng tháng.

Sai lầm phổ biến là ký hợp đồng thuê 36 tháng chỉ vì phí mỗi tháng thấp. Nhiều người quên cộng tổng chi phí cả kỳ hạn. Mẹo của chúng tôi: luôn yêu cầu bên cho thuê liệt kê rõ tổng số tiền dự kiến trả hết hợp đồng. Đừng quên hỏi thêm phí phạt nếu ngừng thuê giữa chừng — nhiều nơi giấu khoản này trong phần chữ nhỏ của hợp đồng.

Có một điểm chúng tôi hay gợi ý thêm cho khách vừa làm văn phòng vừa kinh doanh online. Khoản chênh lệch tiết kiệm được, dù chọn mua hay thuê máy, cũng đáng để dùng vào việc khác. Chẳng hạn đầu tư bài bản hơn cho kênh bán hàng. Chạy quảng cáo mạng xã hội đơn thuần không đủ giữ khách quay lại lâu dài. Một nơi chốt đơn chuyên nghiệp hơn thường đáng đồng tiền hơn nhiều so với vẻ ngoài của nó. Ví dụ như dịch vụ mona.media mà chúng tôi từng giới thiệu cho vài khách hàng.

Vậy Văn Phòng Nhỏ Nên Chọn Phương Án Nào?

Nếu phải chọn nhanh, chúng tôi thường nhìn vào hai con số: sản lượng in mỗi tháng và số tiền mặt đang có sẵn. Văn phòng in dưới 1.500 bản mỗi tháng, có khoảng 20-30 triệu đồng nhàn rỗi? Mua máy photocopy cũ còn tốt thường lợi hơn về đường dài. Ngược lại, nơi in nhiều, nhân sự biến động liên tục hoặc muốn giữ dòng tiền linh hoạt thì khác. Thuê máy vẫn là phương án an toàn hơn, dù tốn hơn một chút mỗi tháng.

Dù chọn hướng nào, đừng quên tính luôn hạ tầng đi kèm máy. Nguồn điện phải ổn định. Mạng nội bộ cũng cần đủ mạnh nếu văn phòng dùng nhiều thiết bị cùng lúc. Chẳng hạn, tham khảo thêm cách lắp wifi văn phòng cho nhiều máy dùng cùng lúc để tránh nghẽn mạng vào giờ cao điểm. Máy tốt mà hạ tầng yếu, hiệu quả đầu tư vẫn giảm đi một nửa.